تعریف سیستم و مفاهیم مرتبط

   در مقاطعی، بیشترین واژه جستجو شده در وبلاگ، "تعریف سیستم"  بوده که به تعریفی که در مقاله "نظریه سیستمها، آشتی فلسفه و علم" درج شده، مراجعه میشده است، با توجه به اینکه ارائه تعریف یاد شده قطعا" کمکی به تفهیم مفهوم گسترده و میان رشته ای سیستم نمی نمود، وظیفه دیدم که برای پاسخ به این سطح از جستجو، مقاله کاربردی دیگری تدوین شود تا در کنار سایر مقالات موجود در اینترنت، مورد استفاده قرار گیرد.

ابتدا تعریفی از سیستم ارائه میشود و سپس آن را تشریح نموده و به واژه هائی مانند روش، شیوه، فن آوری، سیستم اطلاعاتی و ... خواهم پرداخت.

"کلیت و مجموعه ای از اجزاء مرتبط به هم، که دارای ارتباط متقابل بوده و با مشارکت یکدیگر، هدف مشترکی را تعقیب و محقق مینمایند."

  تعریف سیستم شامل چند کلید واژه اساسی است:

1- اینکه سیستم "مجموعه ای از اجزاء است" و به یک فعالیت یا یک جزء، سیستم نمیگویند، مگر آنکه در یک سیستم اصلی، زیر سیستمی باشد، مانند سیستم فرعی سوخت رسانی و کاربراتور در سیستم اصلی خودرو، اما به سوزن کاربراتور، دیگر سیستم نمیگویند.

2- "مرتبط به هم بودن اجزاء"، خصیصه دیگر سیستم است، مثلا" نمیشود یک قطعه تخصصی از اجزاء کاربراتور را درون جعبه دنده جا داد، زیرا "ربطی" به یکدیگر ندارند. شناخت اجزاء مرتبط در یک سیستم، گامی اساسی در شناخت و افراز یک سیستم است.

3- "دارای ارتباط متقابل" بودن، خصیصه دیگر سیستم است، مثلا" شما یک کاربراتور باز شده و دمونتاژ را که واجد دو خصیصه اول نیز میباشد، نمیتوانید یک سیستم بدانید زیرا بدلیل جدا بودن اجزاء، ارتباط متقابل و تعاملی بین شان وجود ندارد، لذا باید این قطعات مونتاژ شوند و تبدیل به یک دستگاه و بسته گردند، تا سومین مشخصه سیستم حاصل شود، ولی هنوز هم مفهوم سیستم محقق نمیشود تا خصیصه چهارم تحقق یابد.

   طراحی روشها و تعریف ارتباط متقابل بین اجزا، در جهت رفع پیچیدگی و سر در گمی در تعامل اعضا و در کارکرد کلی سیستم است.

4- چهارمین ویژگی آن است که "هدف مشترکی را محقق کنند" یعنی این کاربراتور، هدف وجودی اش را به انجام برساند، در خودرو نصب شود و هماهنگ با سیستمهای دیگر به عنوان یک "زیر سیستم" ماموریت سوخت رسانی را به انجام رساند و نهایتا" خودرو حرکت کند و اینجا است که مفهوم کلیت یک سیستم نیز، معنا می یابد.

   این چهار مشخصه برای تمامی سیستمهای طبیعی، صنعتی، الکترونیکی و اجتماعی ضرورت دارند.

    مفهوم روش و شیوه:

   بطور کلی روش را "تشریح جزئیات سیستم" عنوان میکنند، سازماندهی و طراحی منطقی ارتباطات متقابل بین اجزاء یک سیستم، مستلزم قانون مندی و روش مندی است.

  روش مندی پنج مرحله توام و اساسی دارد:

1- تدوین و تعیین ضوابط و مقررات که قوانین و آئین نامه ها، این نقش را بر عهده دارند.

2- تشریح مراحل و نحوه انجام کار که دستورالعملها، این امر را محقق مینمایند.

  تفاوت قانون و آئین نامه با دستورالعمل این است که مثلا" برای یک موضوع مرخصی، تعیین انواع مرخصی ها و ضوابط و میزان استفاده از آن، توسط قوانین استخدامی و آئین نامه ها صورت میگیرد و طی شدن مراحل درخواست، تصویب و سیر اداری، فرمها و کارتکس یا ورود به نرم افزار پرسنلی و بایگانی و ... تابع دستورالعمل نحوه و مراحل انجام کار است.

3- شیوه، ابزار و فن آوری: نرم افزار، ابزار، فرمها، دفاتر، تجهیزات، لوازم اداری و تخصصی و تجهیزات رایانه که برای انجام کار مورد استفاده قرار میگیرند، در حوزه شیوه، ابزار و فن آوری قرار میگیرند.

  البته نرم افزار، میتواند حاصل فیزیکی شدن طرح منطقی باشد، یعنی روش انجام کار و ضوابط، مراحل و ابزاری مانند فرمها، در آن لحاظ شوند، ولی قطعا" کل محدوده روشها و شیوه ها را پوشش نمی دهد.

4- جانمائی و طراحی جا و مکان: طراحی جا و مکان و تجهیزات متناسب با نحوه و فرآیند انجام کار و عواملی مانند چینش، لحاظ فضاهای باز یا خصوصی، دکوراسیون و رنگ و ... همگی جزئی از روش انجام کار هستند.

5- سازماندهی، تقسیم کار و تفویض اختیار: در سازمانها، واحد تشکیلات و سازماندهی را از واحد بهبود روشها، جدا میکنند ولی در مرحله طراحی منطقی هر سیستمی، قطعا" سازماندهی ساختار، جداول و شرح وظائف باید برگرفته از طراحی و روند فرایند انجام کار باشد، ولی طبیعی است که یک شغل، بدلیل داشتن شرح شغل و وظائف مختلف، اجرای قسمت یا فعالیتی از چند سیستم را بر عهده دارد، مثلا" کارمند کارگزینی، وظائف مختلفی از جمله معرفی نیروها، تشکیل پرونده، تغییرات حقوقی، ثبت مرخصی و ... را بر عهده دارد که هر کدام از آنها، انجام مرحله ای از زیر سیستمهای سیستم کارگزینی میباشند و در سازماندهی (تقسیم کار و تفویض اختیار) بر اساس کوچک یا بزرگ بودن حجم هر سازمان، اجرای سیستمها در شرح وظائف قسمتها و در شرح شغل مشاغل لحاظ میشوند.

   سیستم اطلاعاتی

  با توجه به اهمیت پردازش و ذخیره اطلاعات و محدودیت انجام آن توسط عوامل انسانی و همچنین حرکت موازی و قرینگی سیستم اطلاعاتی با سیستم عملیاتی، سیستمهای اطلاعاتی نقش اساسی را برای کاربران عملیاتی، کاربران اطلاعاتی و مدیران ایفا مینمایند.

   سیستم اطلاعاتی، همزمان با طراحی مرحله عملیاتی و فن آوری و تکنولوژی روشهای انجام کار، طراحی میگردد و رایانه مهمترین بستر انجام این کار از جهت پردازش و دخیره سازی است، با توجه به طراحی سیستمهای پشتیبانی تصمیم گیری  DSS که فراتر از سیستمهای اطلاعاتی مدیریت قرار دارند و سیستمهای خبره، نقش رایانه و فن آوری اطلاعات بسیار فراتر از نقش پردازشی و ذخیره سازی آن، توسعه یافته است.

  سیستم اطلاعاتی مدیریت MIS ، برآمده از طراحی تمامی سیستمهای اطلاعاتی تخصصی است و سیستمی جامع و فراگیر میباشد که در سطوح مختلف کاربران تخصصی، مدیران اجرائی، میانی و عالی طراحی و سازماندهی شده است. بانکهای اطلاعاتی در حوزه های مختلف تخصصی نیز، در سیستم اطلاعاتی لحاظ میشوند.

  استفاده از سیستمهای اطلاعاتی با ایجاد شبکه و تعریف سطوح مختلف دسترسی به انجام میرسد.

  مکانیزه کردن سیستمها، استفاده از فن آوری صنعتی، رایانه و الکترونیک، در جهت اجرای سیستمهای عملیاتی است.

                                                                                                                      <نوشته ی علی ضروری زنوز>  

برچسب‌ها: تعریف سیستم, سیستم, روش, شیوه