بهره وری، مفهومی میان رشته ای است و فقط در اقتصاد، کاربرد ندارد و مختص واحدهای تولیدی نیز نمیباشد، بلکه هر سازمانی با هر هدفی که تشکیل میشود، باید به عامل بهره وری توجه نماید.
در مباحث اقتصادی، تعریفهای مختلفی از بهره وری شده است که ساده ترین آن، نسبت داده به ستانده، یا نسبت تولید واحد محصول در ازاء منابع هزینه شده میباشد، اما این تعاریف در سازمانهای غیر تولیدی، خدماتی و دولتی، کاربرد موثری ندارند، لذا بهره وری را در مفهومی عام تر باید تعریف نمود.
اگر بهره وری را " کارآئی + اثربخشی " در نظر بگیریم، انطباق و کاربرد بیشتری در تمامی حوزه های فعالیتی می یابد.
" کارآئی، یعنی خوب کار کردن"، یعنی راندمان بالا، بعنوان مثال، در یک کارخانه تولید پفک، کارآئی یعنی، تولید با کیفیت و کمیت بالا و با صرف کمترین هزینه، که این امر ممکن نیست مگر با فرآیندگرائی و طراحی سیستمهای کارآمد و به روز، که توضیح خواهم داد.
"اثر بخشی، یعنی کار خوب کردن"، یعنی اینکه این پفک تولیدی، بازار فروش و تقاضا هم داشته باشد، نه آنکه با بالاترین کارآئی تولید شود ولی انبار گردد و تقاضائی نباشد، این امر در سایه مطالعات و برنامه ریزی راهبردی محقق میشود، یعنی باید رقبا، بازار مصرف، کشش قیمتی، کشش تقاضا و چشم انداز محصول در آینده، لحاظ شود و سپس سرمایه گذاری گردد.
در سازمانهای غیر تولیدی، مانند سازمانهای دولتی، نظامی، خدماتی و ...، کارآئی و اثربخشی، در توانائی انجام ماموریتها و اهداف، ارزیابی میشود، مثلا کارآئی سازمان پلیس یک کشور، در توانائی برخورد عملیاتی و کنترل اطلاعاتی و حضور فوری در صحنه های جرم میباشد و اثربخشی نیز، کاهش جرائم و احساس امنیت در مردم و اعتماد، اتکا و احترام آنها به کارکرد پلیس.
بهره وری زمانی حاصل میشود که، مطالعات و برنامه ریزی راهبردی در زمینه پیش بینی فرصت ها و تهدیدها در آینده، بعمل آمده باشد و در واقع چشم اندازی از اثربخشی فعالیت مورد نظر در دراز مدت، وجود داشته باشد.
در سازمانهای دولتی و نظامی، مطالعات و برنامه ریزی راهبردی در جهت موثر بودن خدمات سازمان، بعمل می آید، مثلا ارتش یک کشور زمانی اثربخش است که توانائی پاسخ به تهدیدات را داشته باشد و این امر با مطالعات و برنامه ریزی راهبردی آغاز میشود، یعنی باید تهدید را بشناسد، قدرت و توان تهدید کننده را بشناسد و سیستم، سازمان و تجهیزات خود را هماهنگ با آن توسعه دهد، البته در مطالعات راهبردی، عوامل متعددی لحاظ میشوند، که نیاز به برشمردن آنها در مبحث فعلی ما نمیباشد.
از طرفی، بهره وری زمانی حاصل میشود، که رکن کارآئی، قابل تحقق باشد و کارآئی نیز، زمانی محقق میشود که فرآیندگرائی و طراحی و بهبود سیستم ها و روشها در سازمان، بعمل آمده باشند.
گرایش به فن آوری روز، بدون توجه به فرآیند و سیستم گرائی، عملی ناشیانه و صرف هزینه زائد، محسوب میشود، در سالهای گذشته که تب خرید رایانه در کشور وجود داشت، تجهیزات گرانی خریداری میشد ولی در حد یک دستگاه تایپ و پرینت از آنها استفاده میشد، زیرا در فرآیند فعالیتهای سازمان، تعریف نشده بودند و نرم افزار کاربردی برای انجام روشهای کاری، از طریق آنها، وجود نداشت. (بیشتر توضیح خواهم داد)
فرآیند گرائی، تفکر حاکم بر سیستم گرائی است، یعنی باید هر عنوان کاری در سازمان را یک فرآیند دید، مثلا "خرید"، عنوان کاری برای واحد تدارکات، در یک سازمان است، اما این خرید، دارای فرآیند یا مراحل انجام کار است، از برآورد نیازمندی در واحدها، شروع میشود، ارسال آن در قالب فرمهائی، یا وارد نمودن در نرم افزاری، برآورد بودجه و تنخواه، انجام خرید و تحویل به انبار یا واحد مرتبط و سیر مراحل تحویل، تا به درخواست کننده اولیه برسد.
این یک مثال برای فرآیند گرائی بود، در مفهوم کلی باید تمامی عناوین کاری سازمان چه در صف و چه در ستاد، یعنی چه در واحدهای اصلی سازمان که انجام ماموریت سازمان با آنها است و چه واحدهای پشتیبانی از صف، که ستاد نامیده میشوند، شناسائی و افراز شوند و فرآیند هریک، در سازمانهای در حال فعالیت، ابتدا مستند سازی شوند و سپس در چرخه بهبود و طراحی سیستم قرار گیرند.
سیستم، نام یک فرآیند اصلی در سازمان است که میتواند به نسبت گستردگی سازمان، دارای زیر سیستم و یا حتی ریز سیستم هم باشد و تشریح جزئیات یک سیستم را که متضمن، طراحی تفصیلی و تخصصی است، روشها و شیوه ها، تشکیل میدهند. ضوابط و مقررات، نحوه انجام کار شامل جریان کار، مراحل کار، فرمها و الگوها، طراحی جا و مکان، طراحی ساختار و سازمان و تقسیم کار در روشهای انجام کار تبیین میشوند و مبحث شیوه ها که مرتبط به ابزار و فن آوری انجام کار است و مبحث گسترده ای است ولی بطور خلاصه، شامل تجهیزات انجام کار، چه عمومی و چه تخصصی، و همچنیین مکانیزاسیون روشهای اداری است.
البته بکارگیری رایانه در انجام کارها صرفا مکانیزاسیون، تعببر نمیگردد، زیرا طراحی سیستمها و روشها، عجین با بکارگیری رایانه گردیده است و هر قدر که سیستمها بسوی هوشمندی پیش رفته اند، مجازی تر و سایبرنتیک تر، یعنی متکی بر تجهیزات رایانه، تعریف شده اند.
بعنوان جمع بندی بحث باید گفت که، تا طراحی فرآیندها، روشها، شیوه ها، جانمائی، تقسیم کار و... بصورت به روز، مهندسی شده و جزئی نگر به انجام نرسد، سردر گمی، پیچیدگی و هرج و مرج وجود خواهد داشت و در چنین شرائطی سخن از بهره وری و کارآئی، خنده دار است و لازمه بهره وری، طراحی و بهبود سیستمها، روشها و شیوه ها در سازمان است.
یکی از مواردی که در سازمانهای کشور، در زمینه بهره وری طرح میگردد، صرفه جوئی و عدم اسراف است، که بنظر میرسد این دیدگاهی سنتی نسبت به بهره وری است، اگر در سازمانی طراحی سیستم ها و روشها بعمل نیامده باشد، قطعا اسراف، سردرگمی و کارهای بیهوده، عدم امکان برآورد هزینه ها و خرید اسراف گونه تجهیزات، وجود خواهد داشت، زیرا تجهیزات باید برای انجام روشی، خریداری شوند و وقتی فرآیندی و روشی کارآ، تعریف نشده باشد، خرید تجهیزات، مانند تبدیل سازمان به انبار است و مبین خریدهای ناشیانه! لذا با راهکارهای صرفه جوئی و مبارزه با اسراف، مشکلی حل نخواهد شد، باید هر موضوع کاری و تجهیزاتی، دارای نشانی در فرآیندها و روشها، باشد و از طرفی، اگر صرفه جوئی با خساست، توام شود، فعالیتهای لازم، مختل میشوند و موجودیت سازمان تهدید میگردد .
بهره وری در شرائط بازار انحصاری و نیمه انحصاری نیز، موفقیتی نخواهد داشت، زیرا هر کالائی با کمترین کیفیت، بفروش میرسد، در حال حاضر سخن از بهره وری در صنایع کشور، بسیار مشکل است، صنایع داخلی، یا باید بازار انحصاری و حمایتی داشته باشند تا بتوانند کالای کم کیفیتشان را بفروشند، یا در صورت عدم حمایت، تعطیل و ورشکسته میشوند، بدلیل بالا بودن هزینه تولید در کشور، امکان رقابت با کالاهای خارجی در قیمت، کیفیت و برند، از نظر مطلوبیت در سبد خرید مصرف کنندگان، وجود ندارد و کاهش تولید و از طرفی بالا بودن هزینه ارتقاء کیفیت، بدلیل عدم کشش قیمتی در بازار، باعث عدم بهره وری گردیده و فشار هزینه ها نیز، موجبات کاهش کیفیتها و کم فروشی را فراهم آورده است! ...
<نوشته ی علی ضروری زنوز>
برچسبها: کارآئی, اثربخشی, مطالعات راهبردی, بهبود سیستم
